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旅行の計画を立てる段取りを教えてください。

主人の学生時代の友達(全員集まれば20人くらい)と旅行に行こうと思います。毎年8月に行っていましたが,今年は輪番休業などで日程が合わず中止になりました。先日5人ほどで飲み会をした際に主人が『10月頃みんなで旅行に行きたいから幹事をやってくれ』と頼まれたそうです。仕事が忙しいようで,私が計画を立てることになったのですが,何から始めたらいいのかよくわかりません…。

*10月の土日
*全員で一部屋に泊まる
*旅館やホテルの宴会は使用しない(外の居酒屋を使うか,コテージなどに泊まる)
*大阪から新潟にバラバラに住んでいるので,集合しやすいところ
*テニスサークルだったので,体を動かせるところ
…これが希望だそうです。

個人的には熱海や伊豆あたりがいいのではと思っています。

日程についてメールでアンケートを取ったのですが,3連休がイイとか3連休は予定があるとか…千葉や埼玉でやりたいとか…意見がまとまらないようです。返信が来ない人もいます。3人以上の旅行は計画したこともなく,どうしたらいいのかよくわかりません…。

  • 質問者:ぴーすちゃん
  • 質問日時:2011-08-30 17:21:59
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以前、大学のサークルの同窓会の幹事をやりました。みんないろいろな所に住み、いろいろな職業なので、全員が集まることは難しいと思います。
自分がやった手順を書きます。

1 実施日、場所を決める。
熱海、伊豆でいいのではと思います。日は幹事の都合のいい日に設定する。(このとき、みんなの希望は聞きませんでした。どうしてもやりたい場所があるのなら、また次の機会に別の幹事さんがやればいいと思ったので)

2 宿を予約する。
わたしはネットで良さそうな場所を調べ、予約しました。その際、宿に同窓会である事を伝え、正確な人数は後でないと分からないと伝えました。宿も、その辺は心得ていて、だいたいの人数(わたしの場合は全員集まれば27人なのですが、半分ほどの15人の人数で伝えました)だけ言いました。質問者さんの場合は、宴会は別のところなので、宴会場も予約するといいでしょう。
テニスコートも予約しておきましょう。

3 メンバーに日時、場所を連絡し、返答を待つ。
 出欠で人数を集計します。中には家族で来たいという人もいるので、何人で来るのかも確認します。その際、近況報告の欄も作って報告してもらうといいでしょう。
 メールアドレスが分かる人にはメールで連絡し、分からない人には往復はがきにしました。

4 正確な人数を宿に報告
 出欠が分かったら宿(宴会場にも)正確な人数を連絡します。

5 プログラムを考える
 私の場合
 (1)宿に到着。温泉で汗を流す。
 (2)夜、宴会。近況報告などを行う。学生の時によく歌った歌の歌詞カードを作り、みんなで歌えるようにもした。
 (3)翌日の予定を考える。近くの観光地に行きました。(これはオプション)
 質問者さんの場合、(1)の前にみんなでテニス大会なんてどうでしょうか。適当にダブルスを組んで、ちょっとした賞品を出してもいいのでは。

とまあ、こんな感じでしょうか。
参考になれば幸いです。

  • 回答者:匿名希望 (質問から7時間後)
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