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電話応対について。

初めて事務の仕事をすることになりました。
バイトなんですが
初日から電話に出た方がいいでしょうか?

事務員さんは3人ぐらいいるみたいです。
大きな会社ではありませんが
電話があったら出た方がいいのか迷っています。
初めての電話応対なので
仕事を覚えられるかっていうより
電話の方が気になって
バイトする前から緊張しています。

誰もいなかったら電話に出ますが(っていうか出るしかない)
他に事務員さんがいる時はしばらくの間は任せてもいいものでしょうか?
それとも私が積極的に出るべきですかね?

あと、
もし、電話の相手が言った人がいない場合、
『只今、席を外しておりまして…折り返しお電話差し上げましょうか?』でいいですか?
その場合、電話番号は聞くべきですか?
それとも『只今、席を外しておりまして…』だけでもOK?

質問ばかりですみません。
普段から家の電話にすら出ないもので…
ちゃんと電話応対できるか心配で質問させていただきました。
うまく電話応対できるコツなどがあれば教えて下さい。
よろしくお願いします。

  • 質問者:ほっちゃん
  • 質問日時:2012-04-12 19:36:36
  • 3
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しぱらくは事務員さんの対応を参考にしてからで良いとは思いますが

電話はなるべく早く出た方が良いですよ。
怖がっていたらいつまでたっても出ることができません。
席にいない時はその対応でOKです。
それと分からないことはメモにとって折り返しお電話します。と言えばOK
です。

  • 回答者:匿名 (質問から4日後)
  • 2
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しばらく任せて良いと思います。様子みて 電話取りましょう

  • 回答者:匿名 (質問から2日後)
  • 1
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バイトを始める前から先回りして色々考えない方が良いです。
だってあなたはまだ何もわからないんですから。
わからないってふんぞり返ってろというのではなくて、教えてくれる事をちゃんと聞いてメモを取って、
同じ事を何度も聞かない、一度習った事は出来るようにする、注意されたら素直に聞くのが一番大事です。
電話にしても、大切な電話がかかってこない部署ならいきなり「出て」と言われるかもしれません。
どの程度の受け答えが出来るか、おかしいところがあったら後で教えるためにです。
そうでないのにいきなり出てしまうと「これから受け答えを教えようと思っていたのに」とか、
「電話は○○さんが出る事になっているのに困る」とか、
「わからない人を電話にださせてしまって後で自分が叱られる」とか、
そんな風に思われてしまう事もあります。
あなたはわからないのですし、学校ではなく仕事の場、社会、なのですから、
勝手な事をしたら迷惑がかかる事があります。
基本的には確認していない事で動かない事です。
電話の応対は慣れです。それは他の事務員さんが経験者ですから良く知っています。
また、その業種なり職場なりの特別な言葉遣いや決まり事がある場合もあります。
なので、一通りの説明を聞き、電話についての説明がなければ電話はどうしたら良いか聞いた方が良いです。
教えられても居ないのに勝手に電話を取り、習った言葉で応対し、
あなたは気が利いたつもり、うまく対応出来たつもりで得意になるかもしれません。
ですが、職場の先輩やあなたの教育係からしたらそれは「出過ぎた真似」です。
「だったら何も教える事ないね」とへそを曲げられてしまうかもしれません。
今のあなたに一番大事なのは「知ってる振り」や「にわか仕込みの知識」ではなくて、
謙虚な姿勢と素直さです。

  • 回答者:根本が違う (質問から6時間後)
  • 3
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最初のうちは電話に出ないで
先輩の電話対応を見聞きして学びましょう。

電話の相手がいない時の対応は
それでいいです。
そして 失礼ですが、お電話番号をいただけますでしょうか。
と聞き返しましょう。

コツは 焦らないことです。

  • 回答者:匿名希望 (質問から4時間後)
  • 3
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アルバイトなら最初は教えてくれる教育係さんがいらっしゃると思いますので、
その時に電話の件を聞いて確認してみましょう。

もし、電話に出てください、と言うことになったのなら率先してでましょう。
その時には必ずメモを机の上に置きましょう。
ここで質問するよりかは実際に出社して、その会社の事務員さんに直接お聞きした方が
いいと思います。社風、って大げさな事ではないでしょうけど、やり方がそれぞれあるでしょうから。

電話に出て、お話しされたい方がいらっしゃらない場合は
どこの会社の方からのお電話なのか(会社名、部署名、お名前)
誰宛なのか
ご用件
お名前と電話番号
ここまでの事はメモに書きうつして、必ず復唱しましょう。
相手の方に「復唱させていただきます」と一言添えて。
自分の名前を伝える。

今私も電話を取次している仕事をしているので、上記の事を確認しながら
連絡します。お名前で何人もいらっしゃる苗字の方がいらっしゃる場合はどこの部署の方かを確認した方がいいかと思います。最後に自分の名前を名乗ることで責任を持てるようになりますので、何度かこなしていくうちにできるようになると思います。

アルバイト、がんばってくださいね。

  • 回答者:匿名希望 (質問から3時間後)
  • 1
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普通は下っぱが率先して電話に出る(社員なら)んですが、アルバイトなのでその辺のことは他の人にどうした方がいいか聞きましょう。まぁ、聞けば率先して出てくださいと言われるでしょうけど・・

対応は
・どこの誰なのか(社名、部署、名前)
・だれ宛か
・用件(実際は無理に聞かなくてもいいかもだけど、急ぎの内容もあるので)
・折り返し電話させる場合は、相手の電話番号を聞く
最後に、上記内容を復唱して相手に確認ってのが新入社員研修で教わったことです。
で、メモに書いて机の上に置いておく。
急ぎの場合、すぐ戻ってくるならメモだけでもいいけど、外出してる場合はケータイとかで連絡とって対応してもらう。

  • 回答者:匿名希望 (質問から47分後)
  • 0
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