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20代前半　貸出施設の受付事務の職員です。
　　　　　仕事で関わる部署の業務スピードが遅く、悩んでいます。

お客様にお渡しする施設の利用許可の書類があります。お渡しする流れとしては、こちらで予約受付→お客様からの利用申請書を拝受→利用申請書を本社の関連部署に送付→本社の関連部署から、利用申請書をもとにした利用許可の書類がこちらに送付される→利用許可に印鑑を押して私の職場からお渡し

この流れに関わる本社の関連部署は同じ職場ではなく、電話、メールのやりとりです。

3年程前から関連部署からの利用許可が出るのが非常に遅くなりました。本来利用日の一か月前に出るところが前日に出るようになりました。

コロナ禍の影響もあるのは分かりますがあまりにも遅過ぎるし、改善が全くなされません。
クレームはほぼこちらに飛びます。

いい加減しんどいのですが、どうしたら改善されるでしょうか。駄文で失礼しました。

  • 質問者：ふ
  • 質問日時：2022-03-24 10:53:24
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回答

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こちらで予約受付
→お客様からの利用申請書を拝受
→利用申請書を本社の関連部署に送付
→本社の関連部署から、利用申請書をもとにした利用許可の書類がこちらに送付される（＊）
→利用許可に印鑑を押して私の職場からお渡し
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問題が（＊）の箇所と分かっているのであれば、さらに問題を特定し対策するしかないと思います。
（前提として、お客様からの拝受、関連部署への送付など、他のフローにはまったく問題はないか？の確認は必要です）


「3年程前から関連部署からの利用許可が出るのが非常に遅くなりました。本来利用日の一か月前に出るところが前日に出るようになりました。」
とあるように、

・「3年程前から」　→　3年ほど前とそれ以前ではなにが変わったのか
・「本来利用日の一か月前」から「前日に」　→この要因はなんなのか
まずはこの問題を探ることが必要かと思いました。

「早くしてください」では解決にならないと思うので、「業務Aのやり方を、◯◯にしましょう」などと提案してみてはいかがでしょうか。

  • 回答者：とくめい (質問から1日後)
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回答

要因としては、

察しられた通り、
何らかの　要因変更があった、
ものと　思いますが。


我々からみて、

より　部内者の、
貴方すら　判らない、
事を、

何故　部外者が、
判るでしょうか？


知るとなれば、

最も　部内者な、
立場に　なる以外、

又は　其の、
立場者に　聞く以外、

なくは　ないでしょうか？


品質管理では、

マン、マシン、マテリアル、メソット、
此等の　不具合を、
先ず　見ろ、
と、

いの一番に　教わりますが、
要因は　実は、
他にも　あり得ます。


まぁ、

其れでも　少なくとも、
上記に　擬え、

・承認手続き　変更、
・過失、問題処理、
　等の　発覚、
・人員変化、
・処理手続き変更、
等は　確認不可避でしょうね。

  • 回答者：Nouble (質問から22時間後)
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